Documentación Clara y Confiable

Airvi introduce una nueva funcionalidad que permite a las agencias de viajes documentar comunicaciones internas de manera clara y confiable. Los usuarios ahora pueden agregar notas de seguimiento directamente a las reservas con campos estructurados y registros permanentes.

Propósito: ¿Para Qué Sirve?

Esta funcionalidad captura notas informativas que incluyen:

  • Marcas de tiempo automáticas
  • Información de autoría
  • Destinatarios de notificación

El sistema tiene como objetivo crear documentación para “eventos clave como seguimientos, solicitudes especiales, quejas y acuerdos operativos”.

Funciones Clave

Registros de Solo Lectura

Las notas no pueden ser editadas una vez creadas, garantizando la integridad de la información.

Registro Automático

Captura automáticamente la marca de tiempo y el autor, eliminando ambigüedades sobre quién dijo qué y cuándo.

Campo de Destinatario

Permite indicar opcionalmente a quién se notificó, mejorando la trazabilidad de las comunicaciones.

Historial Cronológico

Acceso al historial completo desde la reserva, ordenado cronológicamente para fácil seguimiento.

Integración con Permisos

Se integra con los sistemas de permisos y notificaciones existentes de la plataforma.

Beneficios: ¿Por Qué es Útil para tu Agencia?

Preservación de Evidencia

Mantén un registro inalterable de todas las comunicaciones importantes relacionadas con cada reserva.

Colaboración Mejorada del Equipo

Todo el equipo puede ver el contexto completo de cada reserva sin tener que preguntar “¿qué pasó con este cliente?”

Trazabilidad para Asuntos Sensibles

Especialmente útil para seguimiento de reembolsos, quejas, solicitudes especiales o cambios de última hora.

Soporte de Auditoría Operativa

Proporciona evidencia clara en caso de disputas o necesidad de revisar procedimientos internos.

Casos de Uso Prácticos

  • Documentar llamadas telefónicas con clientes
  • Registrar cambios solicitados por proveedores
  • Anotar acuerdos especiales de precios
  • Hacer seguimiento a solicitudes pendientes
  • Documentar problemas y su resolución

Transparencia Profesional

El artículo enfatiza que Airvi funciona como un socio operativo, destacando cómo esta actualización optimiza la eficiencia mientras ofrece transparencia profesional tanto al equipo interno como a los clientes cuando es necesario.